PENGERTIAN ARSIP

Arsip sangat berkaitan erat dalam kehidupan di lingkungan kita, mulai dari dalam hal keuangan, administrasi, penelitian, hukum, dsb. Jadi, apa itu arsip?

Arsip berasal dari kata Yunani archelion artinya kantor (office). Schellenberg memberi definisi arsip sebagai berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan. 

Menurut Undang-Undang Pasal 1 angka 2 Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pengertian arsip adalah rekaman kegitan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip adalah kumpulan data/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan dan disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Pada masa perpustakaan berkembang sebagai tempat penyimpanan dan pengolahan buku, maka arsip berkembang sebagai bagian sebuah badan administratif untuk menyimpan kantor serta lembaga pemerintah. Namun ironisnya, arsip biasa terabaikan di sudut gudang kantor dengan ruang yang gelap dengan bertumpuk-tumpuk berkas. Entah berkas itu termakan rayap atau hilang, mereka tak menghiraukannya. Padahal berkas arsip perannya sebagai sumber orisinal, asli atau primer bagi sebuah penilitian.

Adapun karakteristik arsip diantaranya:

1.      Arsip harus autentik, tidak dapat dimanipulasi

2.      Arsip harus andal, dapat dipercaya dan jelas alur prosesnya

3.      Arsip harus bulat, informasinya utuh

Sekian.. Wasssalam