Perubahan Paradigma Perpustakaan yang Informatif dan Inovatif

            Dalam paradigma baru, perpustakaan adalah sesuatu yang hidup, dinamis, segar menawarkan hal-hal baru, layanan yang inovatif, sehingga apapun yang ditawarkan oleh perpustakaan akan menjadi atraktif, interaktif, edukatif, dan rekreatif bagi pengunjungnya.layanannya dipublikasikan melalui berbagai cara, baik melalui media cetak maupun media elektronik kepada user. Perpustakaan dikelola secara profesional. Pustakawannya berpenampilan rapi, ramah, sehingga dapat memberikan layanan yang menyenangkan kepada user. Gedung dan ruangannya ditata dengan apik, sejuk dan nyaman, mengikuti perkembangan zaman.

Jeni E. Klobas dalam bukunya “Libraries for the new millennium: implication for managers, pustakawan harus menjadi manajer ilmu pengetahuan dan analisis informasi. Adapun sumber-sumber informasi dan pengetahuan diantara yaitu:

1.      Konvensional, merupakan sebuah informasi yang masih tercatat dalam media kertas tulis tangan maupun ketik.

2.      Multimedia konvensional, merupakan sebuah media yang tidak bisa diedit jika sudah memasuki media cetak.

3.      Dokumen digital hasil digitasi, merupakan peralihan dari dokumen konversional menjadi bentuk digital.

4.      Born-digital resources, merupakan sebuah dokumen yang dibentuk digital sejak awal oleh penciptanya.

5.      Online resources, merupakan sumber informasi berupa dokumen yang berbentuk digital.

Dalam paradigma perpustakaan ini, terbentuk pergeseran jenis koleksi dari koleksi cetak, ke microforms dan analog (tapes), dan sekarang berupa digital. Terbentuk pula perubaha-perubahan berupa fasilitas baca, video player & tape player, microfiche/mifilm readers, komputer desktop, dan komputer dengan jaringan online. Berbagai perubahan dalam perpustakaan mulai dari  rak dan katalog kertas berubah menjadi katalog komputer, berbagai kreasi desain rak, kreasi penataan koleksi, fasilitas pendukung baca buku cetak, dan teknologi pendukung layanan koleksi cetak.

Sekian dulu... wassalamu'alaikum... 

Rak dalam Perpustakaan

                Dalam menyimpan berbagai koleksi koleksi di perpustakaan perlu adanya rak sebagai tempat penyimpanannnya. Misalnya, untuk keperluan penyimpanan buku di rak saja diperlukan berbagai barang seperti rak buku, rak pameran buku baru, rak pameran majalah baru, rak untuk majalah lepas dan terjilid: lemari mikrofilm, lemari mikrofis, rak untuk surat kabar, penyangga kamus, filing cabinet  untuk pamflet, brosur, vertical file cabinet, dan lemari untuk peta dan atlas.

            Karena rak menjadi pengaruh khusus terhadap koleksi, maka perlu adanya perencanaan yang matang pada bagian besar dari proyek pembangunan perpustakaan. Diantara dasar perhitungan dalam penyediaan rak koleksi yaitu:

1.      Volume (panjang, lebar, dan tinggi)

2.      Penentuan ruang

3.      Bentuk

Adapun jenis rak ada 2 yaitu:

1.      Rak baja cantilever

2.      Rak dari kayu

Untuk rak buku lebih baik menggunakan rak baja daripada rak kayu karena dalam jangka waktu yang panjang, rak baja lebih tahan lama dan fleksibel. Sedangkan, untuk tempat katalog dari kayu lebih baik daripada logam karena lemari katalog yang terbuat dari kayu cenderung tidak riuh bila digunakan dan bentuknya lebih anggun.

Apapun perlengkapan yang dibeli atau dipesan, semuanya harus memiliki nilai ekonomis, estetis, fungsional, tahan lama, serta mudah pemeliharaannya.

Sekian, Wassalamu'alaikum...

Dokumen dalam Organisasi

                Organisasi merupakan tempat yang berisi sekumpulan orang yang memiliki tujuan dan visi misi yang sama. Setiap organisasi tentunya memiliki dokumen sebagai penunujang kinerga pada lembaga organisasi tersebut. Mengapa demikian? Karena peran dokumen dalam organisasi adalah memberikan informasi yang dibutuhkan dan memberikan keterangan atau bukti yang jelas.

            Di era informasi ini, yang mana masyaratktnya haus akan informasi untuk menambah segala pengetahuan dan mengembangkan keterampilan yang dimiliki. Perpustakaanpun harus mampu menghadapi tantangan-tantangan yang ada, diantaranya:

1.      Tantangan ekonomi dan komersial, lingkungan ekonomi berfluktuasi, perubahan dalam perdagangan internasional dan persaingan.

2.      Perubahan dalam sikap sosial dan pemerintahan, otomatis mempengaruhi keputusan manajer.

3.      Perkembangan yang berorientasi teknologi ilmiah.

Dari beberapa tantangan tersebut, maka lembaga atau organisasi perpustakaan mulai merancang strategi yang mampu menyesuaikan dengan tingkat laju informasi yang semakin berkembang pesat. Maka kini perpustakaan telah menyediakan IR (Institutional Repository). Menurut  pandangan Reitz (2010) IR adalah “satu set layanan yang ditawarkan oleh universitas atau kelompokperguruan tinggi untuk anggota komunitas untuk pengelolaan danpenyebaran materi ilmiah dalam format digital yang diciptakan olehinstitusi dan anggota masyarakat, seperti e-prints, laporan teknis, tesis,dan disertasi, data set, serta  bahan ajar”.IR lebih menekankan pada penyebaran informasi  data digital yang dikelola suatu lembaga perpustakaan   melalui media internet. Sumber data digital sendiri merupakan konversi setiap media atau analog seperti buku, artikel jurnal, foto, lukisan, microforms, kedalam bentuk elektronik melalui pemindaian, dan pengolahan lainnya.

Adapun 4 manfaat utama yang menjadi perhatian bagi IR adalah:

1.      Untuk mengumpulkan konten dalam satu lokasi sehingga mudah untuk ditemukan kembali.

2.      Untuk menyimpan dan melestarikan aset intelektual sepanjang waktu.

3.      Untuk menyediakan akses terbuka terhadap karya intelektual institusi kepada khalayak umum.

4.      Untuk menciptakan visibilitas global bagi hasil karya ilmiah institusi.

 Mungkin sekian saja. Wassalamu'alaikum...

Desain Perencanaan Ruang Perpustakaan

         

Dalam menghadapi perubahan masa mendatang, pembangunan gedung hendaknya bersikap luwes (fleksibel) artinya mampu menyesuaikan tata letak tanpa perlu perubahan struktur gedung secara besar-besaran. Ini berarti perlu danya ketertukaran (interchangeability) semua ruang rak, jasa, ruang baca, dan ruang staf.

Ruang perpustakaan disediakan untuk menyimpan bahan pustaka, pengunjung, staf (baik administrasi maupun operasional), ruang jasa, sarana perpustakaan seperti katalog, microreader, mesin fotokopi, mesin penjilidan, dan sejenisnya.

Adapun pengertian ruang itu sendiri menurut jaraknya adalah tempat atau bangunan tertentu dalam suatu gedung perpustakaan. Berfungsi untuk meletakkan suatu barang atau kegunaan lainnya. Antara ruang yang satu dengan yang lainnya dibatasi oleh alat pemisah. Sedangkan pengertian ruang menurut ruangannya adalah suatu ruang atau kumpulan ruang yang sekelilingnya dibatasi oleh dinding atau penyekat.

Perpustakaan juga perlu memperhitungkan pertumbuhan masa mendatang. Adapun penyediaan ruangan untuk hal berikut ini, dengan perhitungan kebutuhan 10 tahun mendatang yang perlu disediakan di perpustakaan ialah:

·         Koleksi perpustakaan

·        Staf perpustakaan seperti: ruang administrasi, ruang kepala perpustakaan, ruang kerja staf administrasi, toilet, ruang tamu/istirahat, mushola, ruang pertemuan, ruang kegiatan pustakawan, ruang kerja bagian pengadaan koleksi, ruang kerja pengolahan koleksi, ruang layanan sirkulasi, ruang layanan referensi, ruang layanan terbitan berkala, ruang layanan terbitan berkala, ruang layanan keanggotaan, ruang multimedia, ruang internet, CD ROM dan komputer.

·   Ruang lain yang diperlukan sebagai sarana penunjang perpustakaan seperti ruang pameran, labolatorium foto, ruang sidang atau konporensi (perpustakaan umum akan memerlukan ruangan ini).

Untuk memasuki gedung perpustakaan dari luar maupun dari pintu masuk, pengunjung perpustakaan tidak perlu dipusingkan oleh rancangan gedung yang berbelit-belit. Cukup dengan panduan serta petunjuk singkat, para pengunjung dapat menemukan bagian gedung yang diinginkannya, misalnya dimana letak ruang layanan sirkulasi atau bagaimana caranya menuju ruang referensi.

Referensi:

Sulistyo Basuki. 1993. Cet. 2. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 

Pengertian Dokumen dan Jenisnya

Apa yang ada dipikiran kalian jika mendengar kata dokumen? Mungkin akan terbersit pikiran setumpuk kertas-kertas atau berkas yang seringnya berserakan. Ya, tidak salah dalam berpendapat, tapi kita perlu tahu juga pengertian yang sebenarnya.

Dokumen merupakan kata benda yang artinya adalah setiap benda yang memuat atau berisi rekaman informasi. Dokumen merupakan kata dasar dari dokumentasi. Bila dokumen adalah kata bendanya, maka dokumentasi adalah kata kerja yang berarti mencatat, merekam, atau membuat dokumen.

Dokumen dibagi menjadi menjadi 3 jenis yaitu: dokumen primer, sekunder, dan tersier.

1.      Dokumen primer merupakan dokumen asli yang disiapkan oleh pengarang yang berisi informasi hasil penelitian dan kajian yang dilakukan sendiri.

Yang termasuk dalam dokumen primer antara lain: majalah ilmiah, laporan penelitian, disertasi, buletin, koran, dll.

Adapun karakteristik dokumen primer yaitu:

·         Autentik, asli tidak dapat dimanipulasi

·         Menampilkan pengetahuan baru

2.      Dokumen sekunder merupakan dokumen yang ditulis atau mengacu pada dokumen primer.

Contoh dokumen sekunder antara lain: ensiklopedia, bibliografi, artikel, abstrak, buku panduan, dll.

Karakteristik dokumen sekunder yaitu:

·         Praktis

·         Disusun secara sistematis

·         Sebagai bahan rujukan

3.      Dokumen tersier merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan melengkapi dokumen primer dan sekunder.

Contoh dokumen tersier antara lain: direktori, OPAC, bibliografi dari bibliografi, buku ajar (LKS).

Sekian dulu.. Wassalamu'alaikum

Desain dan Perencanaan Gedung Perpustakaan

Dalam sebuah perpustakaan, desain gedung adalah hal yang paling utama untuk daya tarik atau tampilan yang menarik pemustaka atau pengunjung perpustakaan. Bukan hanya koleksi. Tentu saja desain gedung dan ruang menjadi prioritas utama berdirinya sebuah perpustakaan. Dalam membangun gedung perlu adanya perencanaan. Perencanaan gedung yang baik akan menghasilkan tempat kerja yang efisien, nyaman, dan menyenangkan bagi staf perpustakaan maupun bagi pengunjung. Untuk menghasilkan gedung yang demikian itu, perencanaan memerlukan pemahaman tentang keperluan pemakai serta objek dan fungsi perpustakaan. Gedung perpustakaan yang dibangun hendaknya memiliki desain fungsional daripada monumental artinya desain yang dibuat ada manfaatnya, bukan hanya merupakan hiasan sebagai bagian sebuah monumen.

Petugas yang ditunjuk dalam pelaksanaan pembangunan gedung perpustakaan sebaiknya seorang pustakawan karena dia memahami kebutuhan perpustakaan. Maka pustakawan yang ditunjuk segera melakukan langkah persiapan berupa:

a.       Menyusun bibliografi mengenai gedung perpustakaan.

b.      Membaca literatur.

c.       Mempelajari fungsi badan induk yang membawahi perpustakaan.

d.      Mengkaji kebutuhan pemakai.

e.       Mengkaji jasa perpustakaan yang telah dan akan diberikan.

f.        Mengunjungi perpustakaan sejenis lainnya atau kira-kira sama besarnya, terutama perpustakaan yang memiliki gedung baru.

g.       Menyusun senarai perlengkapan.

h.       Membuat catatan mengenai program gedung perpustakaan. Dalam catatan tersebut, pustakawan menjelaskan permintaan perpustakaan kepada arsitek, pemimpin, donor, dan sejenisnya.

Adapun panitia yang berperan dalam pembangunan gedung perpustakaan yaitu beranggotakan:

a)      Arsitek

b)      Pustakawan

c)      Konsultan perpustakaan

d)      Interior decorator atau desainer

e)      Kepala lembaga yang membawahi perpustakaan seperti Dewan Perpustakaan, Rektor, atau wakilnya

f)        Lain-lainnya seperti dari bagian administrasi dan keuangan

Adapun pemilihan lokasi hendaknya memperhitungkan kenyamanan pemakai, perluasan masa mendatang, ketersediaan tanah, dan dana. Lokasi perpustakaan berpengaruh besar terhadap pemakai. Untuk perpustakaan umum, lokasi yang dipilih hendaknya merupakan lokasi yang sering dan mudah dikunjungi umum, bahkan kalau mungkin perpustakaan harus berada di lokasi yang lebih sering didatangi orang daripada tempat lain. Demikian perpustakaan universitas hendaknya terletak di tengah-tengah universitas sehingga terjangkau oleh semua pihak. Untuk perpustakaan sekolah tidak menjadi soal karena jaraknya sangat dekat dan tidak terlalu jauh dari kelas. Sedangkan perpustakaan khusus terletak dekat pintu masuk lembaga atau tempat kerja peneliti.

Referensi:
Sulistyo Basuki (1993) Cet. 2. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
      
          Sekian.. Wassalamu'alaikum

PENGERTIAN ARSIP

Arsip sangat berkaitan erat dalam kehidupan di lingkungan kita, mulai dari dalam hal keuangan, administrasi, penelitian, hukum, dsb. Jadi, apa itu arsip?

Arsip berasal dari kata Yunani archelion artinya kantor (office). Schellenberg memberi definisi arsip sebagai berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan. 

Menurut Undang-Undang Pasal 1 angka 2 Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pengertian arsip adalah rekaman kegitan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip adalah kumpulan data/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan dan disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Pada masa perpustakaan berkembang sebagai tempat penyimpanan dan pengolahan buku, maka arsip berkembang sebagai bagian sebuah badan administratif untuk menyimpan kantor serta lembaga pemerintah. Namun ironisnya, arsip biasa terabaikan di sudut gudang kantor dengan ruang yang gelap dengan bertumpuk-tumpuk berkas. Entah berkas itu termakan rayap atau hilang, mereka tak menghiraukannya. Padahal berkas arsip perannya sebagai sumber orisinal, asli atau primer bagi sebuah penilitian.

Adapun karakteristik arsip diantaranya:

1.      Arsip harus autentik, tidak dapat dimanipulasi

2.      Arsip harus andal, dapat dipercaya dan jelas alur prosesnya

3.      Arsip harus bulat, informasinya utuh

Sekian.. Wasssalam