Menurut Indexing
British Standard (BS 3700: 1988), (Brown F, 2010), indeks adalah pengaturan sistematis dari entri yang dirancang untuk memungkinkan
pengguna menemukan informasi dalam dokumen. Sebuah dokumen dalam hal ini dapat
menjadi buku, jurnal, rekaman, film, komputer dan sebagainya. Namun perbedaan yang jelas antara
indeks untuk buku dan indeks untuk volume Jurnal adalah bahwa sementara indeks
untuk buku adalah daftar abjad dengan mengacu halaman untuk subjek, orang dan tempat-tempat ditangani
dengan buku tertentu, untuk
jurnal atau lainnya majalah menunjukkan apa
artikel telah ditulis pada subjek,
komentar tentang kasus, status, laporan resmi atau dokumen lainnya.
Pengindeksan didefinisikan oleh Reitz (2004) sebagai proses
kompilasi satu atau lebih indeks untuk publikasi tunggal seperti monografi atau
multivolume referensi bekerja atau menambahkan entri untuk dokumen baru untuk indeks ujung
terbuka meliputi format publikasi tertentu misalnya koran, bekerja dari
bentuk spesifik melek huruf (biografi, ulasan buku dan lain-lain) atau literatur
dari disiplin bidang akademik atau kelompok disiplin. Indexing yang
merupakan teknik menghasilkan indeks juga terlihat oleh Aina (2004) sebagai proses pemberian
panduan untuk konteks intelektual dari dokumen atau koleksi dokumen.
Indeks menurut
Sulistyo-Basuki (2004: 163) adalah nama, subjek, kata kunci
atau topik lain yang disusun menurut urutan tertentu untuk memudahkan proses
temu kembali dokumen atau informasi. Berdasarkan pengertian tersebut, pusat dokumentasi telah menyimpan dan mengolah dokumen kemudian berupaya
menemukan kembali dokumen atau dapat disebut sebagai kegiatan pengindeksan.
Silvana (2002: 16) juga menguraikan beberapa tujuan membuat indeks sebagai
berikut:
a)
Memudahkan
pengguna merujuk pada informasi yang dibutuhkan;
b)
Pengguna dapat
mengetahui dan menggunakan dimana informasi yang dibutuhkan itu
berada;
c)
Membuat daftar
yang lain susunannya dengan daftar isi;
d)
Agar pengguna
tidak perlu membaca semua isi buku; dan
e)
Untuk dapat
menemukan kembali rekaman atau dokumen yang dikelola dan disimpan melalui
proses indexing.
Lasa (1994: 63) menyatakan fungsi indeks, sebagai
berikut:
a)
Petunjuk yang
memberikan pengarahan kepada pembaca bahwa informasi lebih lengkap dapat ditemukan
pada sumber yang ditunjuk itu dengan bantuan indeks ini, suatu subjek, nama orang, nama tempat
dapat segera ditemukan dengan tepat;
b)
Mengungkapkan
suatu masalah secara lengkap dan detail, dengan petunjuk yang disiapkan itu dapat diketahui suatu
persoalan secara lengkap.
Menurut Lasa (1994: 67) ada beberapa
peraturan yang perlu diperhatikan dalam pembuatan indeks. Peraturan
tersebut adalah:
1)
Memilih tajuk
yang spesifik dan populer;
2)
Entri disusun
berdasarkan abjad;
3)
Sesuatu yang di indeks
merupakan sesuatu yang dimanfaatkan oleh pemustaka;
4)
Penggunaan ejaan
yang baik dalam bentuk tunggal ataupun jamak harus konsisten atau sesuai aturan;
5)
Bila perlu bisa
menggunakan tajuk gabungan seperti Bank and Banking;
6)
Penulisan nama
orang hendaknya selengkap mungkin;
7)
Membuat rujukan
dari subjek utama ke subjek bagian yang berkaitan;
8)
Untuk pembuatan
indeks di bidang sejarah dan biografi sebaiknya menggunakan sistem
kronologis.
Menurut Ita (1987) dikutip dalam
Nnadozie (2007) indeks dapat
berfungsi sebagai panduan untuk isi perpustakaan tertentu seperti dalam kasus
katalog perpustakaan yang juga disebut indeks perpustakaan. Berfungsi
sebagai panduan untuk isi publikasi dan juga berfungsi sebagai panduan untuk
apa sastra ada dalam bidang tertentu atau oleh seorang penulis yang diberikan, yang seperti
dalam bibliografi yang merupakan indeks dengan apa yang ada di publikasi. Umumnya indeks berfungsi sebagai pointer ke mana sekitar dari
item atau dokumen sistem informasi.
Fungsi yang paling
populer dari indeks menurut Nnadozie (2007) mungkin sebagai panduan kontent intelektual publikasi atau
bahan bacaan yang disajikan sebagai daftar yang terdiri dari besar istilah, konsep, mata pelajaran, topik dan nama diatur dalam tertentu. Abstrak adalah alat yang sangat
penting dari penyimpanan informasi,
manajemen dan pengambilan. Abstrak
layanan membuat informasi sangat
mudah, efisien dan memuaskan (Nnadozie,
2007).
Menurut Silvana (2002: 18) menjelaskan bahasa yang digunakan dalam pembuatan
indeks meliputi:
a) Controlled indexing language (bahasa indeks terkendali), merupakan kata atau istilah yang
terdapat pada daftar tajuk subjek,
seperti sesuai dengan subjek dipergunakan dalam istilah indeks;
b) Free indexing language (bahasa indeks bebas) merupakan kata atau istilah sesuai
dengan subjek dipergunakan dalam istilah indeks. Free indexing language merupakan bahasa yang dikenal dalam indeks komputer;
c) Natural indexing language (bahasa indeks alami) merupakan pemakaian kata atau
istilah sesuai dengan bahasa yang digunakan oleh pengarang atau dokumen
tersebut.
Tajuk
subjek dalam arti sempit
mengacu pada tajuk yang menggunakan kata-kata untuk menyatakan subjek dokumen. Membuat
indeks subjek berabjad untuk jajaran katalog berkelas sangat diperlukan karena
subjek-subjek yang dicakup dalam sistem katalog berkelas adalah subjek-subjek yang
secara nyata ada dalam koleksi dokumen yang dimiliki dan disimpan. Pembuatan
indeks subjek bisa dilakukan dengan sistem pengindeksan sederhana dan sistem pengindeksan tuntas.
DAFTAR PUSTAKA
Akinwumi, Olayinka Silas. 2013. Indexing and Abstracting
Services in Libraries: A Legal Perspective. International Journal of
Academic Library and Information Science. Vol. 1 No. 1. Doi:
10.14662/IJALIS2013.002. http://www.academicresearchjournals.org/IJALIS/Index.htm diakses pada tanggal 4 Desember 2018.
Asrukin, Mochammad. 2007. Pengindeksan Tuntad Berbasis
Kurikulum. Jurnal Perpustakaan Sekolah. Ed. 1 No. 1. Pustakawan
Universitas Negeri Malang. http://digilib.-um.ac.id/images/gbjps/art05ask.pdf diakses pada tanggal 5 Desember 2018.
Ayu, Febi dan Desriyeni. 2017. Pembuatan Indeks Subjek
Tugas Akhir Mahasiswa D4 dari Tahun 2013-2017 di Perpustakaan Politeknik Negeri
Padang. Jurnal Informasi Perpustakaan dan Kearsipan. Vol. 5 No. 1. FBS
Universitas Negeri Padang. http://ejournal.unp.ac.id/index.-php/iipk/article/viewFile/8381/6454 diakses pada tanggal 5 Desember 2018.
Mohammed, Hadiza Talatu. 2015. Utilization of Indexing
and Abstracting Service by Customers of Special Libraries in Zaria-Nigeria. International
Journal of Research in Humanities and Social Science. Vol. 3 No. 8. 07-13. www.questjournals.org diakses pada tanggal 4 Desember 2018.
